当员工接收新的用户资料时，你如何确定员工将这些资料适当与其他部门进行沟通？你如何确定这些资料的旧版本没有被意外改写？

每天你接收到不同格式的文件档案，文件版本一直在变化，可你不知道文件是谁的或将文件存放在哪里。

文件监察系统的智慧型文件夹结构、详尽档案查阅纪录、文件夹名称限制、自动化档案备份等等的独有功能，将让您体验如何在家中或办公室内随时随地简单并安全地保您的文件。

基本功能

• 上载、下载、覆制、移动文件
• 文件资源共享
• 权限设置 (只有部份特许用户才能浏览重要文件
• 智慧型文件夹结构
• 详尽档案查阅纪录
• 文件夹名称限制
• 自动化档案备份
• 避免错误覆盖文件
• 文件修改通知
• 文件版本
• 报表可汇出至Microsoft Excel 作进一步分析

操作原理

系统优势

文件电子化 管理更轻松

电子文件管理系统以中央数据库，助您轻松应对公司文件管理杂乱，各部门沟通混乱等问题；同时又能简易管理文件，有效简化文件撷取、管理和发布的工作，使知识流通迅速、决策运用效率大幅提昇，是一个有效的文件储存和检索方案，为企业成功的重要元素。

大小档案传送 资源即时共享

一般电邮信箱的体积有上限限制 ，往往令传送大型档案变得困难。而且随着互联网普及，越来越多公司需要透过内联网共享文件。档案管理系统助您节省成本，免除所有纸张，文件归档和储存的支出。让用户以数码方式分享资料，大幅减低邮寄、速递和传真的开支。文件系统能够建立一个电子文件资料库。员工们就能够从资料库中查询文件的索引，安全而快速地分享文件档案。

严密监管及储存

使用文件管理系统，以预设的文件夹结构、权限，妥善地监察、限制储存和管理所有进出部门的文件，以便部门能更有效率地管理及推行各项工程项目，就连跟客户的关系亦改善不少。为确保资料的安全性，不同的用户群组可被设定为具有不同级别的存取权限，以供提取使用所需的数据资料及执行相关的作业功能如︰归档、提取、更新索引、系统管理及发放文件修改通知等，提供更高程度的数据资料库保安功能。档案储存系统更设有多重存取控制功能，可控制文件的存取，管理员可简易地完全控制和决定谁人存取哪些文件，可靠出色的文件处理方案，令你随时分析及存取。

快、清、凖文件追踪系统

要应付不断变化的环境，企业需要快速回应市场，这对於信息和知识检索与处理的要求便日趋上升。文件系统查询功能透过自订素引、日期、关键字及更多方式搜寻档案，经精凖命中目标文件，且简易快捷。

操作日志

电子文件管理系统凭着可靠出色的数据管理方案，除了令你随时随地存取业务精密资料档案外，更能整合数据，制订各项档案变动与用户操作的报表，改善营运效率及拓展业务。

自动化备份 简单免遗失

文件储存系统的数据资料库将定期进行自动备份，更可将备份放至伺服器以外的其他储存媒体，即使遇到伺服器发生故障亦可保证数据资料的安全。

中繁简英跨地通用 无处不在

此方案专为大中华市场而设，操作介面设计顾及使用者的方便，并照顾不同语文能力的员工使用，支援英文及繁简体中文字元。无论你是通过拨号，LAN或WAN网络连接方式在綫，或在旅途中无綫上网，你都能轻易地存取NOW DMS上的资料，令两岸三地知识文件管理轻松上手。