當員工接收新的用戶資料時，你如何確定員工將這些資料適當與其他部門進行溝通？你如何確定這些資料的舊版本沒有被意外改寫？

每天你接收到不同格式的文件檔案，文件版本一直在變化，可你不知道文件是誰的或將文件存放在哪裏。

文件監察系統的智慧型文件夾結構、詳盡檔案查閱紀錄、文件夾名稱限制、自動化檔案備份等等的獨有功能，將讓您體驗如何在家中或辦公室內隨時隨地簡單並安全地保您的文件。

基本功能

• 上載、下載、覆制、移動文件
• 文件資源共享
• 權限設置 (只有部份特許用戶才能瀏覽重要文件
• 智慧型文件夾結構
• 詳盡檔案查閱紀錄
• 文件夾名稱限制
• 自動化檔案備份
• 避免錯誤覆蓋文件
• 文件修改通知
• 文件版本
• 報表可匯出至Microsoft Excel 作進一步分析

操作原理

系統優勢

文件電子化 管理更輕鬆

電子文件管理系統以中央數據庫，助您輕鬆應對公司文件管理雜亂，各部門溝通混亂等問題；同時又能簡易管理文件，有效簡化文件擷取、管理和發佈的工作，使知識流通迅速、決策運用效率大幅提昇，是一個有效的文件儲存和檢索方案，為企業成功的重要元素。

大小檔案傳送 資源即時共享

一般電郵信箱的體積有上限限制 ，往往令傳送大型檔案變得困難。而且隨着互聯網普及，越來越多公司需要透過内聯網共享文件。檔案管理系統助您節省成本，免除所有紙張，文件歸檔和儲存的支出。讓用戶以數碼方式分享資料，大幅減低郵寄、速遞和傳真的開支。文件系統能夠建立一個電子文件資料庫。員工們就能夠從資料庫中查詢文件的索引，安全而快速地分享文件檔案。

嚴密監管及儲存

使用文件管理系統，以預設的文件夾結構、權限，妥善地監察、限制儲存和管理所有進出部門的文件，以便部門能更有效率地管理及推行各項工程項目，就連跟客戶的關係亦改善不少。為確保資料的安全性，不同的用戶群組可被設定為具有不同級別的存取權限，以供提取使用所需的數據資料及執行相關的作業功能如︰歸檔、提取、更新索引、系統管理及發放文件修改通知等，提供更高程度的數據資料庫保安功能。檔案儲存系統更設有多重存取控制功能，可控制文件的存取，管理員可簡易地完全控制和決定誰人存取哪些文件，可靠出色的文件處理方案，令你隨時分析及存取。

快、清、凖文件追蹤系統

要應付不斷變化的環境，企業需要快速回應市場，這對於信息和知識檢索與處理的要求便日趨上升。文件系統查詢功能透過自訂素引、日期、關鍵字及更多方式搜尋檔案，經精凖命中目標文件，且簡易快捷。

操作日誌

電子文件管理系統憑著可靠出色的數據管理方案，除了令你隨時隨地存取業務精密資料檔案外，更能整合數據，制訂各項檔案變動與用戶操作的報表，改善營運效率及拓展業務。

自動化備份 簡單免遺失

文件儲存系統的數據資料庫將定期進行自動備份，更可將備份放至伺服器以外的其他儲存媒體，即使遇到伺服器發生故障亦可保證數據資料的安全。

中繁簡英跨地通用 無處不在

此方案專為大中華市場而設，操作介面設計顧及使用者的方便，並照顧不同語文能力的員工使用，支援英文及繁簡體中文字元。無論你是通過撥號，LAN或WAN網絡連接方式在綫，或在旅途中無綫上網，你都能輕易地存取NOW DMS上的資料，令兩岸三地知識文件管理輕鬆上手。